Kvalitetsledningssystem

Nordic Congress strävar alltid efter att uppnå, vidmakthålla och förbättra kvalitén på sina tjänster i förhållande till de kvalitetskrav och policy som företaget antagit. Därför har vi valt att med de åtta kvalitetsledningsprinciperna (ISO 9004 – Vägledning till verksamhetsförbättring) som utgångspunkt utveckla ett kvalitetssystem för att säkerställa kvalitén i hela verksamheten. Systemet hjälper Umeå Kongressbyrå AB att identifiera, mäta och kontrollera samtliga processer och därmed också leverera bästa möjliga service till våra kunder. Kvalitetsledningssystemet utvärderas och är ett rörligt dokument.

1. Principerna

1. Kundfokusering
2. Ledarskap
3. Medarbetarnas engagemang
4. Processangreppssätt
5. Systemangreppssätt för ledningen
6. Ständig förbättring
7. Faktabaserade beslut
8. Ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörer

Kvalitetssäkringssystem

För att säkerställa ett lyckat resultat har Umeå Kongressbyrå tagit fram ett kongress anpassat kvalitetssäkringssystem som beskriver arbetsprocessen för en lyckad kongress. Vi guidar vår uppdragsgivare tryggt genom hela processen.

Behovsanalys:
Insamling av information tillsammans med uppdragsgivaren. Avstämning av övergripande detaljer och uppdragets omfattning. Organisation och rollfördelning, relevanta policys, beslutsordning, Resurser och budget Riktlinjer för kommunikation mellan Umeå Kongressbyrå AB och uppdragsgivaren.

Planering:
Fördjupad genomgång av detaljerna kring kongressen, historik, krav, behov och önskemål. Umeå Kongressbyrå fungerar som rådgivare.

Start:
Bokningar görs. Tidsplan skapas med ansvarsfördelning, behovsanpassning, fastställande av viktiga deadlines samt budgetarbete.  Preliminärt program skapas samt marknadsföringsstrategier fastslås.

Projektarbete:
I denna fas genomförs aktiviteterna i tidsplanen • uppbyggnad av hemsida med anmälningsformulär • skapande av trycksaker och inbjudningar  • skapande av sponsor- och utställarpaket   • bokning och planering av sociala aktiviteter  • resebeställningar och hotellbokningar för föreläsare  • teknik- och skyltbeställning • deltagaradministration med fakturering, kravhantering etc Kort sagt det mesta som rör uppdraget. Umeå Kongressbyrå respekterar alltid fastlagda deadlines.

Genomförande:
Utställnings- och sponsorservice vid in och utflyttning. Kongressreception sätts upp. Registrering av deltagare, utställare och föreläsare vid ankomst. Utlämning av namnskyltar, publikationer, väskor etc. Nyanmälningar registreras och hanteras. Övrig samordning på plats som rör teknik, föreläsare/föreläsningar, sociala aktiviteter etc. Beredskap för sista minuten lösningar.

Avslut och uppföljning:
När kongressen är slutförd sker de sista ekonomiska transaktionerna i projektet. Arvoden, fakturor samt tilläggsbeställningar hanteras. Projektredovisning sker senast 2 månader eller enligt överenskommelse med uppdragsgivare. Utvärderingsenkät konstrueras och skickas ut till deltagarna elektroniskt. Avslutningsmöte för utvärdering som ligger till grund för kongressens och Umeå Kongressbyrås fortsatta utveckling.