Abstracthantering

Abstracthantering handlar om hela processen kring de vetenskapliga bidragen till en konferens
– från första call for abstracts till färdigt program.
– Det börjar ofta långt innan konferensen. Vi planerar tillsammans med den vetenskapliga kommittén hur strukturen ska se ut, vilka ämnesområden som ska finnas och hur tidsplanen ska byggas upp, berättar Elisabet Norlin Rehnmark.
Därefter öppnas systemet för inlämning och forskare kan skicka in sina bidrag via ett webbaserat formulär.

– Vår roll är att vara navet i processen. Vi bygger upp systemet, följer inlämningen, hanterar kommunikationen med författarna och ser till att allt material finns tillgängligt för programkommittén, säger Elisabet.
Programkommittén får egna inloggningar i systemet och kan enkelt granska, kommentera och bedöma varje enskilt abstract. Samtidigt kan rapporter och statistik tas fram löpande för att ge en tydlig bild av hur många bidrag som kommit in och inom vilka områden.
Det gör det lättare att planera det vetenskapliga programmet.

Nordic Congress använder ett beprövat online-system där abstractförfattare skapar ett eget konto och kan arbeta med sitt bidrag i flera steg.
– Författaren kan börja skriva sitt abstract, spara och fortsätta senare. När det skickas in får man automatiskt en bekräftelse, säger Elisabet.
Systemet gör det också möjligt att samla in kompletterande material och längre dokument om programkommittén behöver mer underlag i sin bedömning.

När programkommittén har fattat beslut om vilka bidrag som accepteras tar nästa fas vid.
– Då skickar vi ut besked till alla författare och börjar arbeta med själva programläggningen. Abstracten blir då byggstenar i konferensprogrammet – i parallella sessioner, posters eller presentationer, säger Elisabet.
Programmet kan därefter publiceras direkt på konferensens hemsida och i eventappen så att deltagarna får en tydlig överblick över innehållet.

En väl fungerande abstracthantering sparar både tid och minskar risken för misstag.
– När allt sker genom ett system och via en tydlig kontaktperson blir kommunikationen mycket enklare. Det minskar dubbelarbete och gör processen trygg både för arrangörer, kommittéer och författare, säger Elisabet Norlin Rehnmark.
Resultatet blir ett mer effektivt arbete bakom kulisserna – och ett starkare vetenskapligt program för deltagarna.